Dichiarazione doganale: come compilarla senza errori 2026

Quando un pacco esce dall'Unione Europea — anche solo per attraversare il confine svizzero a 30 km da casa — deve passare per la dogana. E la dogana vuole sapere tre cose: cosa c'è dentro, quanto vale, da dove viene. È la dichiarazione doganale: un foglietto che, se compilato bene, fa partire il pacco in un'ora. Se compilato male, lo blocca per giorni. Vediamo insieme come si fa, quali documenti servono per privati e aziende, come scrivere descrizioni che non fanno arrabbiare la dogana e — soprattutto — perché non devi mai sottostimare il valore.

Cos'è la dichiarazione doganale e a cosa serve?

La dichiarazione doganale è il documento che accompagna ogni spedizione internazionale extra-UE e indica alla dogana cosa contiene il pacco, da chi parte, a chi va, quanto vale e da dove proviene. Per i privati prende la forma dell'etichetta CN22 (per pacchi piccoli) o CN23 (per pacchi grandi). Per le aziende serve una fattura proforma completa di codici HS e dati doganali. Senza, il pacco non parte.

Pensala così: la dogana è un controllore del traffico. Tu sei l'autista. La dichiarazione è la patente del pacco.

CN22, CN23 e fattura proforma: quale usare?

La scelta dipende dal tipo di mittente, dal valore della merce e dalle dimensioni del pacco.

CN22

• Usata da: privati e aziende per spedizioni di piccolo valore.
• Limite: generalmente fino a 2 kg di peso e ~€425 di valore.
• Formato: etichetta verde piccola, applicata sul pacco esternamente.
• Dati: descrizione, peso, valore, codice HS (consigliato), categoria (regalo, campione, vendita, documenti).

CN23

• Usata da: quando il pacco supera i limiti CN22.
• Formato: dichiarazione più dettagliata, in 3 copie (una sul pacco, una in busta esterna trasparente, una nella documentazione interna).
• Dati: completi come la CN22 ma con più dettaglio (più articoli, valore unitario, peso netto/lordo, ecc.).

Fattura proforma

• Usata da: aziende per spedizioni commerciali, indipendentemente dal valore.
• Sostituisce o accompagna la CN23 nelle spedizioni con corrieri espressi (DHL, UPS, FedEx).
• Dati richiesti: descritti più sotto.

In pratica:

• Privato che spedisce un regalo a un parente in Svizzera → CN22 o CN23.
• Azienda che vende prodotti in UK → fattura proforma + EORI.
• Privato che vende un usato a un americano → CN23 con valore reale.

Dati obbligatori sulla dichiarazione doganale

Ecco la lista completa dei campi che devi compilare, qualunque sia il tipo di documento.

1. Mittente (sender)

• Nome e cognome o ragione sociale
• Indirizzo completo (via, città, CAP, paese)
• Telefono ed email
• Partita IVA o codice fiscale
• EORI se sei azienda extra-UE — vedi [[codice-eori-come-ottenerlo]]

2. Destinatario (recipient)

• Nome e cognome o ragione sociale
• Indirizzo completo
• Telefono (importante: il corriere lo usa per la consegna)
• Email
• VAT number / Tax ID se è azienda

3. Descrizione merci

Il campo più importante e il più sbagliato. Devi essere specifico, quantificato e comprensibile per chi non parla italiano.

No:

• "Regalo"
• "Vestiti"
• "Cose mie"
• "Articoli vari"
• "Personal items"

Sì:

• "Cotton t-shirt, men's, blue, size M, 2 pcs"
• "Leather wallet, brown, 1 pc"
• "Stainless steel watch, men's, 1 pc"
• "Used books, novels, used, 5 pcs"

Se hai più articoli, elencali singolarmente con quantità e valore.

4. Codice HS (Harmonized System)

Il codice HS (anche detto codice SA o tariffario) è un codice numerico internazionale di 6 cifre (esteso a 8-10 in UE) che identifica la categoria merceologica. È fondamentale per il calcolo dei dazi.

• Lo trovi su tariffadogana.it (sito ufficiale italiano) o sul sito doganale del paese di destinazione.
• Per pacchi piccoli/regali tra privati spesso non è obbligatorio, ma è sempre meglio metterlo.
• Per spedizioni commerciali è obbligatorio.

Esempi indicativi (verifica sempre): t-shirt cotone → categoria 6109; libri → categoria 4901; portafoglio in pelle → categoria 4202.

5. Valore della merce

Il valore reale dichiarato in EUR (o nella valuta richiesta). Mai sottostimare (vedi sezione errori).

• Per articoli nuovi: prezzo di acquisto o di vendita.
• Per articoli usati: valore di mercato attuale realistico.
• Per regali: valore reale (anche se è un regalo, ha un valore).
• Per campioni commerciali: "Sample, value for customs purposes only EUR X".

6. Peso

• Peso netto (solo merce)
• Peso lordo (merce + imballaggio)

7. Origine merce

Paese di produzione o fabbricazione (Made in...). Importante per accordi di libero scambio (es. TCA UE-UK, accordo UE-Svizzera) che possono azzerare i dazi su merci di origine preferenziale UE.

8. Causale / motivo dell'esportazione

• Sale (vendita commerciale)
• Gift (regalo tra privati)
• Sample (campione)
• Return (reso)
• Repair (riparazione)
• Personal use (uso personale)
• Documents (solo per documenti, no merce)

9. Incoterms (per aziende)

• DDP — Delivered Duty Paid (paghi tu IVA e dazi)
• DAP — Delivered At Place (paga il destinatario)
• EXW, FOB, CIF... — meno comuni in spedizioni courier

10. Firma

Firma del mittente. Senza firma, la dichiarazione non vale.

Procedura passo passo per compilare correttamente

1. Controlla destinazione e regole. Ogni paese ha specificità. Per UK leggi [[spedizioni-uk-post-brexit]], per Svizzera [[dogana-svizzera-spedizioni]].
2. Verifica l'EORI se sei azienda — [[codice-eori-come-ottenerlo]].
3. Trova il codice HS della tua merce (tariffadogana.it).
4. Scrivi una descrizione specifica in inglese (o nella lingua del paese).
5. Inserisci il valore reale in EUR.
6. Compila la fattura proforma (3 copie per aziende) o la CN22/CN23 per privati.
7. Allega in busta esterna trasparente ("documents enclosed") sul pacco.
8. Stampa una copia in più da tenere per i tuoi archivi.
9. Comunica al corriere la modalità (DDP/DAP) al momento della prenotazione.
10. Conserva la prova di esportazione (MRN) per la fatturazione.

Errori comuni e come evitarli

Ecco i 7 errori che la dogana vede tutti i giorni.

1. Descrizione vaga

"Gift" o "Regalo" da sole non bastano. La dogana deve sapere COSA c'è. Sii specifico.

2. Valore sottostimato

L'errore più frequente e il più rischioso. La gente scrive "€10" su un pacco di €200 sperando di evitare l'IVA. Conseguenze:

• Sequestro della merce
• Sanzione fino al 200% del valore evaso
• Possibile blocco del mittente per future spedizioni
• In casi gravi, denuncia per frode

Mai. Sotto. Stimare.

3. Codice HS sbagliato o mancante

Senza HS la dogana fa una stima al rialzo (per non sbagliare). HS sbagliato può portare a dazi diversi (in più o in meno). Se sbagli in difetto, è frode.

4. EORI mancante (B2B)

Pacco bloccato in dogana finché non lo fornisci. Tempo perso, costi di stoccaggio.

5. Valuta confusa

Scrivi sempre la valuta esplicitamente: "EUR 50" non "50". Per spedizioni in UK conviene anche aggiungere "approx GBP X" per chiarezza.

6. Indirizzo del destinatario incompleto

Senza CAP corretto, telefono o nome completo, il corriere non consegna. La dogana, nel dubbio, blocca.

7. Causale sbagliata

Vendi un usato a uno svizzero ma scrivi "gift"? Se la dogana indaga e scopre che è una vendita, scattano dazi e sanzioni. Sempre coerente con la realtà.

Cosa succede se sbagli (penali e conseguenze)

Riassunto: la dogana è severa ma giusta. Se sei onesto e specifico, passa tutto. Se provi a fare il furbo, ti ferma.

Gestione doganale dei corrieri: chi paga IVA e dazi?

Tre scenari, già visti in dettaglio in [[iva-spedizioni-internazionali]]:

• DDP (paghi tu): il corriere ti addebita IVA e dazi del paese di destinazione + fee di sdoganamento.
• DAP (paga il destinatario): il corriere contatta il destinatario, lo informa dell'importo, lui paga e ritira.
• Pacchi piccoli con IOSS attivo: IVA già pagata al checkout, niente sorprese.

I corrieri espressi (DHL, UPS, FedEx, TNT) hanno dipartimenti doganali interni che gestiscono lo sdoganamento per te. Spesso applicano una fee di sdoganamento che varia tra €15 e €40 a spedizione, a carico di chi paga IVA/dazi.

Riferimenti normativi

• Regolamento UE 952/2013 (Codice Doganale dell'Unione, CDU) — disciplina principale UE.
• Regolamento di esecuzione UE 2015/2447 — applicazione del CDU.
• Convenzione UPU (Universal Postal Union) — formati CN22/CN23 per spedizioni postali.
• Convenzione di Kyoto sulla semplificazione doganale.
• DPR 43/1973 (Testo Unico delle Disposizioni Legislative in materia Doganale, TULD) — norma italiana di riferimento.

FAQ — Domande frequenti

Posso compilare la dichiarazione doganale online?

Sì. Tutti i corrieri principali (DHL, UPS, BRT, GLS, Poste) ti permettono di compilare la dichiarazione direttamente dal loro portale online. La stampi e la allega al pacco. Su Paccofly la generiamo noi pre-compilata.

Come trovo il codice HS giusto?

Vai su tariffadogana.it (Agenzia delle Dogane italiana) o su trade.ec.europa.eu/access2markets per il database UE. Cerca per parola chiave (es. "t-shirt") e trova il codice corrispondente. In dubbio, chiedi al corriere o a un commercialista.

Cosa scrivo se spedisco un regalo a mio fratello in USA?

CN22/CN23 con: descrizione precisa (es. "Italian leather wallet, brown, 1 pc"), valore reale (anche se è un regalo, ha un valore), causale "Gift", codice HS (consigliato). Niente fattura proforma se sei privato.

Posso scrivere "personal items" nella descrizione?

Solo per oggetti personali in trasloco veri e propri (es. mandi i tuoi vestiti dall'Italia all'estero perché ti trasferisci). Per qualsiasi altra cosa, sii specifico. "Personal items" generico fa scattare controlli.

La dichiarazione doganale serve anche per documenti?

Sì, ma è semplificata. Per documenti non commerciali (lettere, contratti firmati, atti notarili) basta dichiarare "Documents only, no commercial value". I corrieri espressi hanno spesso una busta dedicata con dichiarazione pre-stampata.

Quanto tempo conservo la dichiarazione doganale?

Per le aziende: 10 anni (insieme a tutta la documentazione fiscale, art. 2220 c.c.). Per privati non c'è obbligo di conservazione, ma tieni almeno la copia per eventuali contestazioni del corriere.

Cosa succede se il destinatario rifiuta di pagare IVA e dazi?

Il pacco torna indietro a tuo carico (costi di reso variabili) o, in alcuni casi, viene distrutto se il valore è basso e il reso non conviene. Per evitare il problema, comunica chiaramente al cliente cosa pagherà o usa la formula DDP.

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